Méthode et organisation pour faciliter le recensement des données publiques
Publié le 02/04/2012
Etalab, mission interministérielle chargée de l’ouverture des données publiques, placée sous l’autorité du Premier ministre, coordonne depuis sa création en février 2011 le recensement et la mise en ligne sur data.gouv.fr des données publiques par les administrations, les établissements publics, les autorités administratives indépendantes, et les collectivités territoriales.
Etalab a mis en place une organisation, une méthode de travail et des outils spécifiques pour faciliter et coordonner le plus efficacement possible ce travail des administrations sur la plateforme data.gouv.fr.
Organisation en réseau : des coordinateurs au sein de l’administration
Pour garantir la réalisation et le suivi de ce recensement, le Premier ministre François Fillon a demandé par une circulaire du 26 mai 2011 que, dans chaque ministère, un interlocuteur unique, placé sous l’autorité directe du Secrétaire général, soit désigné avant le 9 juin 2011.
Ces interlocuteurs uniques, les 13 « coordinateurs Etalab » sont chargés de coordonner la mise en ligne des informations publiques de leur ministère respectifs.
Ils s’appuient pour ce faire sur des correspondants au sein des directions, bureaux et services de leurs administrations. Un réseau de plus de 200 correspondants travaille ainsi en collaboration à la mise en ligne des données publiques sur data.gouv.fr.
Les coordinateurs Etalab sont chargés de coordonner, avec l’appui des équipes de correspondants, les différentes étapes successives qui assurent au quotidien le recensement et l’ouverture des données publiques, parmi lesquelles :
- l’identification des informations publiques produites ou reçues dans le cadre d’une mission de service public,
- la coordination du recensement et de la qualification des informations publiques,
- la mise en place d’une méthode, avec les directions des systèmes d’information des ministères, pour transmettre régulièrement les informations publiques dans des formats exploitables et accompagnés de leurs informations descriptives (métadonnées), et assurer leur mise à jour,
- l’attribution et du contrôle des droits d’accès à « data.gouv.fr », et les réponses de leurs administrations aux questions et aux demandes adressées par les réutilisateurs
- la coordination des correspondants des établissements publics administratifs relevant de la tutelle de leurs ministères.
Méthode de travail itérative et ouverte
Les coordinateurs sont des relais stratégiques dans le dispositif de recensement des données publiques. Etalab a donc collaboré étroitement avec eux dès leur nomination pour faire de data.gouv.fr un outil qui leur permette d’organiser le plus efficacement possible leur travail de recensement.
Des ateliers de travail collaboratifs (workshops) ont ainsi été organisés avec les coordinateurs lors de la phase de conception de la plateforme data.gouv.fr.
Un premier atelier les a réunis en mai 2011, puis. 3 autres workshops ouverts en présence de réutilisateurs de données publiques ont permis d’échanger sur les futures fonctionnalités, l’ergonomie de data.gouv.fr, et les attentes précises de la communauté des réutilisateurs et des coordinateurs pour que la plateforme française corresponde le mieux aux attentes de chacun.
Ces workshops ont permis de faire le point sur les retours d’expériences des collectivités territoriales et des pays déjà engagés dans l’Open data, d’engager un dialogue entre des réutilisateurs innovants et les producteurs de données, et d’illustrer les tendances émergentes de la réutilisation des données publiques (par exemple le datajournalisme). Le compte-rendu des ateliers de travail est disponible sur www.etalab.gouv.fr.
Outils de travail évolutifs et adaptés
Suite à ces ateliers de travail collaboratifs, et forts des enseignements tirés lors de ces échanges, Etalab a souhaité faciliter le travail de recensement et de transmission des données publiques, en développant une version Alpha de data.gouv.fr spécialement dédiée aux producteurs de données.
Cette version Alpha a été développée au mois d’aout 2011 et mise à disposition des producteurs au début du mois de septembre. Alpha a concrètement permis à chaque administration de charger les jeux de données recensées précédemment, mais aussi de travailler sur la « qualification » des données qui est un élément essentiel pour leur réutilisation.
Pour faciliter ce travail, Etalab s’est appuyé sur un schéma de description des jeux de données ainsi que sur plusieurs référentiels ce qui a permis aux producteurs de qualifier correctement les jeux de données identifiés.
Le retour d’expériences sur l’utilisation d’Alpha a permis de construire une version Beta mieux adaptée aux attentes des producteurs de données, qui forme l’interface administrative de la plateforme data.gouv.fr.
Data.gouv.fr : la plateforme de travail des administrations pour l’Open Data
Concrètement, pour mettre en ligne leurs données publiques et coordonner en permanence leur recensement comme leur mise à jour, les producteurs de données publiques disposent d’un espace de travail ad hoc appelé « l’espace producteur ».
Le back office de data.gouv.fr, qui correspond aux espaces de travail de chaque producteur, est ouvert et permet la diffusion des données d’un Etat, d’un service, d’une direction, d’une collectivité, comme d’une autorité indépendante. Il peut accueillir un nombre illimité d’entités productrices de données et permet ainsi d’accueillir largement les collectivités territoriales qui souhaitent mettre en ligne leurs données sur data.gouv.fr.
Chaque coordinateur dispose d’un suivi précis des travaux de ses équipes (jeux de données publiés, en attente de validation, en attente de publication) et bénéficie de statistiques sur les téléchargements.
En un mot, Data.gouv.fr est un outil complet de publication des données qui permet aux administrations de publier de manière autonome leurs jeux de données.
La plateforme des données publiques de l’Etat offre la possibilité aux coordinateurs de constituer des équipes qui sont le plus souvent calquées sur les directions et services du ministère concerné, mais qui peuvent aussi être adaptées en fonction de l’organisation mise en place par chaque coordinateur. L’outil mis à disposition des administrations est parfaitement modulable en fonction de l’organisation de chaque entité.
Etalab a donc mis en place une organisation, une méthode et des outils spécifiques pour faciliter le recensement et la mise à disposition des données publiques.
Réunions sectorielles régulières pour coordonner le recensement
Pour s’assurer de la pérennité de ce dispositif mis en place, Etalab continue à informer et à former l’ensemble des coordinateurs. Pour cela Etalab organise mensuellement des réunions bilatérales avec chaque coordinateur de chaque administration publique, pour faire le point régulier sur le recensement des données publiques. Etalab organise aussi des points téléphoniques hebdomadaires afin d’échanger sur les travaux en cours et de rester au contact des administrations productrices.
Une réunion interministérielle a enfin été organisée le 4 novembre 2011 pour acter la livraison par les administration de l’ensemble des données publiques recensées.
A ce jour ce sont 65 réunions qui ont été animées avec l’ensemble des administrations en l’espace de 10 mois. Ces réunions ont permis d’identifier et de mettre en ligne 352431 jeux de données sur data.gouv.fr.
Formation et animation du réseau de producteurs
Plus de 200 utilisateurs de la plateforme ont été formés à l’utilisation des fonctionnalités de data.gouv.fr à travers l’utilisation d’un manuel d’utilisation rédigé et mis à jour par Etalab et l’organisation de réunions de formation sur les différentes fonctionnalités offertes par la plateforme.
Une animation au quotidien du réseau des producteurs de données a par ailleurs été assurée par la mise place de lettres d’informations précisant les évolutions de la plateforme, des actualités relatives à l’Open Data et des exemples de réutilisations de données publiques. Ces échanges permettent la constitution d’une base de connaissance qui pourra faciliter à l’avenir le travail des coordinateurs et de leurs correspondants.
Enfin, un « service après vente » technique et juridique est assuré par Etalab afin de répondre aux questions des producteurs et leur permettre ainsi de travailler sereinement.
Etalab a imaginé une méthode de travail pérenne, une organisation collaborative, et des outils adaptés aux besoins et attentes des coordinateurs et de leurs équipes, pour faciliter le travail de recensement et de mise en ligne des données que ces derniers mènent au sein des administrations.